对不符合纠正措施的制定与实施

对不符合纠正措施的制定与实施

1.纠正措施的重要性

在体系审核尤其是内部审核中,纠正措施有特别重要的意义,这是由于审核的目的所决定的。审核的目的主要是发现体系运行中的问题,查出原因,采取纠正措施加以消除,使体系得到持续改进。因此,在不少培训教程中,把内审用的“不符合项报告”改称为“纠正措施要求表”。这点与外审以评价为重点并决定是否通过认证为目的有明显区别。

内部体系审核既然如此重视纠正措施,那么内部审核在完成现场审核和审核报告后,审核组和管理者代表就应花足够精力促使纠正措施计划的有效实施。

2.纠正措施要求的提出

审核组在现场审核中发现不符合项时,除要求受审核部门负责人确认不符合事实外,还要求他们调查分析造成不符合的原因,有的放矢地提出纠正措施的意见,其中包括完成纠正措施的期限。如果受审核部门坚持不同意对不符合项的判定,也应中肯地提出纠正措施建议,而将争执提交管理者代表仲裁。

内部体系审核与外部体系审核不同的一点是关于审核员能否对纠正措施提出建议的问题。外部审核员对纠正措施是不可提供任何建议的,否则就有咨询之嫌;但内审员却不同。内审员与被审部门负责人都是同一单位的,如果连商量的余地都没有是不近人情的。所以当审核员提出不符合项报告时,受审部门的负责人首先要对事实加以确认,其次对不符合的那个条款要与审核员讨论以便决定纠正的方向。这时内审员就纠正措施的方向提出建议是可以的,有的单位甚至认为内审员应积极参加纠正措施建议的讨论,但不能代替受审部门具体制定纠正措施,更不能承担纠正措施实施后果不良的责任。有的内审员提出几个方向性建议供受审核部门领导人参考选择,这种做法也可以采用。

3.纠正措施建议的认可与批准,

受审核部门负责人提出的纠正措施的建议首先要经过审核组的认可。认可的目的主要在于审查该建议是否针对不符合的原因采取了措施以及纠正措施的可行性和有效性。

例如,某一生产车间使用高压气瓶时,在搬运中直接用叉车铲运,存在严重的危险隐患,审核员判定为搬运工具及运送方法不能保证安全。如果车间主任提出的纠正措施建议是“召开大会、小组提保证、个人些保证书”之类的纠正措施,审核员就不应加以认可,因为这种纠正措施不是针对造成不符合的原因加以改进,而只是在表面上作文件,是不可能生效的。如果车间主任提出的纠正措施是“改建厂房,增设一套悬挂式输送机系统”,则这样的措施也是不现实的,不仅投资大,建设时间长,而且可行性也不好。审核员对这种建议也不能认可。内审员的这种认可实际上可以在参与讨论纠正措施建议时进行。

经过审核员认可的纠正措施还要经过管理者代表的批准。尤其是用人单位全面性的纠正措施或是牵涉到几个部门的纠正措施,管理者代表可能还要加以协调甚至还要请示最高管理层决定,所以批准的手续是必要的。经管理者代表批准后,该措施计划正式成立,即纠正措施建议变为正式的纠正措施计划,有关部门就应组织落实实施。

4.纠正措施的实施

纠正措施分为短期和长期两种。短期的纠正措施是在发现不符合后,针对直接原因,立即采取纠正措施。而长期纠正措施则是针对潜在原因采取预防措施,防止类似不符合项的发生。纠正措施的实施应在规定的期限内完成,对需要长期才能完成的,还应就每一阶段要达到的目标作出规定。

在不符合项报告的纠正措施计划中,一般只包括短期纠正措施,也可能两种措施都有,但实施的次序是先完成短期纠正措施计划,然后完成措施的。对于短期纠正措施的实施期限一般规定为15天,也有的单位规定期限为30天,这就视各单位具体情况而定。

对纠正措施实施情况所进行的跟踪审核,一般是指短期纠正措施的实施,但在下一次内审时,会重新评价措施实施的有效性,这时将涉及长期纠正措施计划是否己实施的问题。

在纠正措施的实施过程中,有些不符合项并非一个部门所能办到的,往往需要几个部门共同努力,甚至需要一定的财力、物力的支持。在这种情况下,实施部门应向管理者代表提出,并由管理者代表组织各有关部门协调解决,必要时,请最高管理者解决。

纠正措施中,若导致体系文件的更改,则应按有关程序规定进行。所有纠正措施实施活动都应做好记录并加以保存。

 

作者:叉车库,如若转载,请注明出处:https://www.chacheku.com/archives/196503.html

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